La première phase dans le processus d’accompagnement par NAOS consiste en la prise de contact auprès des porteurs de projet. Ces derniers lorsqu’ils ont connaissance du cluster et de son engagement pour l’Open Source et le Logiciel Libre peuvent le contacter par mail ou par téléphone.
L’autre moyen de rentrer en contact avec les porteurs de projet passe par la participation à des événements, des salons qui permettent de promouvoir l’association et d’aller à la rencontre des professionnels.
Ces premiers échanges permettent donc, à tous les porteurs de projet, d’établir un contact et de se faire connaître par NAOS.
Après cette première démarche, les deux parties peuvent se recontacter pour un entretien téléphonique d’une trentaine de minutes où l’accompagnateur prendra le temps de connaître un peu plus le porteur ainsi que son projet. Il commencera à remplir une fiche de contact qui sera mise à la disposition de l’équipe interne afin le projet soit apporté à la connaissance de toute l’équipe.
Cette étape permet à l’accompagnateur de se faire une idée sur la qualité du projet ou du porteur et de pouvoir préparer une éventuelle rencontre en présentiel.
Ce rendez-vous, d’environ 2 heures et qui peut avoir lieu dans les locaux de NAOS ou chez le porteur, a pour objectif de mesurer le degré d’avancement du projet et d’identifier l’aide que l’association pourrait lui apporter. Pour cela, la fiche de contact précédemment ébauchée sera complétée, avec l’aide du porteur, par une définition plus précise de l’offre souhaitée et de son marché, un début d’idée de Business Model, un descriptif détaillé de l’équipe et son niveau de connaissance du monde de l’Open Source.
Suite à cela, la fiche de contact finalisée est analysée par les accompagnateurs du cluster NAOS sous 15 jours afin de rendre une décision quant à la poursuite du processus. Si le pôle venait à ne pas vouloir suivre ce projet ou si le projet venait à ne pas correspondre au champ d’action de NAOS (innovation technique/d’usage et composants libre ou open source), le porteur de projet se verrait notifier de l’impossibilité de poursuivre l’accompagnement et potentiellement d’une réorientation vers des structures plus à même de pouvoir le suivre.